* Câu hỏi:
Đã vài lần tôi đến UBND phường để xin xác nhận chữ ký của mình trên giấy tờ phục vụ cho công việc của cá nhân và gia đình nhưng gặp không ít khó khăn, cơ quan này tỏ ra rất dè dặt, có lần muốn tôi phải sửa một số chỗ trong văn bản, nói là để cho phù hợp hình thức giấy tờ. Xin cho biết quy định của nhà nước về việc chứng thực chữ ký của công dân thế nào?
Lê Văn Luận (Nha Trang)
* Ý kiến tư vấn:
Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, ngày 16-02-2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền được pháp luật quy định chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Khái niệm được Nghị định của Chính phủ nêu ra đã cho thấy, trong hoạt động chứng thực, người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản, xác nhận việc người yêu cầu chứng thực cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã ký vào giấy tờ, văn bản này trước mặt mình. Đối với người yêu cầu chứng thực chữ ký, họ phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký.
Về thủ tục, khi yêu cầu chứng thực chữ ký, người yêu cầu phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng cùng với giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định và tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký theo quy định thì thực hiện chứng thực.
Pháp luật cũng có quy định những trường hợp không được chứng thực chữ ký, bao gồm:
1. Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
2. Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
3. Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
4. Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với việc ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.
Các quy định pháp luật được viện dẫn trên đây cho thấy về nội dung của văn bản yêu cầu chứng thực chữ ký do người lập văn bản chịu trách nhiệm trước pháp luật và nó chỉ bị hạn chế trong trường hợp vi phạm vào quy định tại điểm 3 và điểm 4 nêu trên. Pháp luật không có quy định về hình thức của văn bản yêu cầu chứng thực chữ ký.
Trong trường hợp người thực hiện chứng thực từ chối chứng thực thì phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực. Người bị từ chối chứng thực có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Luật sư Nguyễn Thiện Hùng