Ngày 18/5 vừa qua, Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa có Công văn số 1299/SNV-VTLT gửi các đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh hướng dẫn lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Theo đó, Sở Nội vụ yêu cầu các đơn vị, địa phương trong quá trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan trên Phần mềm E-Office cần quan tâm một số nội dung sau:

1. Yêu cầu của việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan

a) Đối với Danh mục hồ sơ

- Danh mục hồ sơ phải đầy đủ các yếu tố cấu thành theo quy định của pháp luật về công tác văn thư.

- Danh mục hồ sơ được cập nhật cho từng cá nhân của cơ quan, đơn vị trên E-Office. b) Đối với việc lập hồ sơ

- Hồ sơ điện tử phải được lập đồng bộ trong quá trình quản lý điều hànhcủa cơ quan, đơn vị trên E-Office.

- Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

c) Đối với việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan

- Hồ sơ điện tử nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan đúng thời hạn.

- Trình tự, thủ tục nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan thực hiện theo quy định của pháp luật về công tác văn thư.

2. Các bước lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan

 Bước 1: Lập Danh mục hồ sơ

- Người đứng đầu cơ quan, đơn vị ban hành Danh mục hồ sơ theoMẫu Danh mục hồ sơ quy định tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và cập nhật trên E-Office.

- Văn phòng, bộ phận hành chính cập nhật Danh mục hồ sơ cho từng tài khoản đơn vị, cá nhân trên E-Office.

- Cá nhân tự cập nhật bổ sung danh mục hồ sơ phát sinh trên E-Office.

Bước 2: Lập hồ sơ

- Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc thực hiện cập nhật và lưu những văn bản, tài liệu, thông tin về hồ sơ theo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào quy định tại Chương II Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ trên E-Office.

- Hệ thống tự cập nhật vào hồ sơ.

- Kết thúc hồ sơ.

Bước 3: Nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan Việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo trình tự, thủ tục quy định tại Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc; các cơ quan, đơn vị liên hệ Phòng Văn thư - Lưu trữ (Sở Nội vụ), điện thoại 0258.3821955 hoặc 0258.3560207 để được hướng dẫn chi tiết.

Minh Tân