Nội dung câu hỏi:
(Câu hỏi của bạn Vĩnh Hải)
Tôi làm giám đốc một công ty trách nhiệm hữu hạn, được thành lập và hoạt động từ cuối năm 2013, tôi giữ con dấu của công ty, khi bán hàng thì tôi ký hóa đơn và đóng dấu. Vừa qua tôi phát hiện công ty có xuất một hóa đơn, đóng dấu, nhưng con dấu thấy khác với con dấu của công ty đã đăng ký mà tôi đang giữ. Xin hỏi, quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu của doanh nghiệp thế nào?
Tư vấn của luật sư:
Luật Doanh nghiệp năm 2014 (hiệu lực từ ngày 01-7-2015) cho phép doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện các thông tin như tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.
Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.
Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Doanh nghiệp, Nghị định số 96/2015 của Chính phủ có các quy định về con dấu của doanh nghiệp như sau:
Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác. Nội dung Điều lệ hoặc Quyết định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm: Mẫu con dấu (hình thức, kích cỡ, nội dung, mầu mực dấu); số lượng con dấu; quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.
Nghị định của Chính phủ đã nói rõ: Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp làm con dấu mới thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp: a) Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp; b) Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và mầu mực dấu; c) Hủy mẫu con dấu.
Với các quy định nêu trên cho thấy việc ở công ty tự nhiên xuất hiện mẫu con dấu mới như bạn phản ánh là không phù hợp quy định của pháp luật.
(Luật sư Nguyễn Thiện Hùng)